Qu’est-ce que la GED ?
Le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) est amené à réaliser et à conserver des centaines de documents (devis, factures, etc.). Avec une transformation numérique mondiale, ce secteur n’y échappe pas, notamment avec un système : la GED.
La Gestion Électronique de Documents est un logiciel 100 % digitale qui permet aux artisans de conserver, d’organiser et de sécuriser les pièces et toute la documentation du chantier, de la conception à la livraison.
Son importance
Ce stockage en ligne est devenu un incontournable pour les artisans du BTP. En effet, avec une législation qui ordonne la conservation des documents durant une période de 8 ans minimum, cette solution digitale est très appréciée. Vous pouvez notamment stocker et organiser ces documents suivants :
- Les plans et maquettes (BIM),
- Les devis, bons de commande, factures,
- Les contrats, documents juridiques ou d’assurance,
- Les photos, rapports de chantier, comptes rendus de réunion.
De plus, elle a toute son importance dans le BTP, secteur dans lequel une organisation pointue doit émerger. En effet, les chantiers sont gérés par divers professionnels qui doivent tous pouvoir accéder aux documents relatifs au chantier. C’est donc un logiciel pratique pour tous, qui améliore la productivité.
Quels sont ses avantages ?
Vous l’aurez compris, la GED dispose de nombreux avantages dans la logistique d’un chantier, notamment :
Gain de temps
Évidemment, ce stockage digital est un gain de temps. Grâce à la meilleure organisation qu’elle offre en permettant de classer les pièces, vous n’avez plus à les chercher dans vos mails ou vos classeurs. Ici, tout est classé et accessible de n’importe où !
Également, ce logiciel vous évite les doublons ou les pertes de documents.
Sécurité des données
Conformément à la loi européenne en vigueur RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), cette solution vous permet d’y répondre. En effet, elle a également été créée pour renforcer la sécurité des données confidentielles. Les documents sont sauvegardés et tracés. Pour cela, elle se sert de différents mécanismes tels que :
- Renforcement et sécurisation des accès
- Cryptage des données
- Audits et gestion des sauvegardes régulières des données
Renforcement de la communication sur le chantier
Au-delà d’être un outil permettant la sécurisation des données, la GED est également connu pour être une plateforme de collaboration. En effet, elle permet aux différents acteurs d’un chantier (maîtres d’ouvrage (MOA), assistants à la maîtrise d’ouvrage (AMO), Architecte, Bureaux d’études, maîtrise d’œuvre (MOE), organismes de contrôles et entreprises de construction.) de pouvoir ajouter et de consulter des dossiers. Et tout cela, en temps réel, ce qui permet de gagner du temps sur les tâches à réaliser sur un chantier.
Elle renforce ainsi la flexibilité et la réactivité de chacun. Plus encore, elle permet aux artisans de se concentrer sur des tâches plus importantes comme l’avancement du projet, les livraisons, etc.
Meilleure organisation
Avec une classification des données, vous obtiendrez une meilleure organisation de vos documents. En quelques clics, vous retrouvez la facture que vous cherchez. De plus, le bâtiment est un secteur dans lequel chaque représentant doit apporter sa pierre à l’édifice. Grâce à un outil comme celui-ci, vous consultez chaque pièce de chaque acteur instantanément, tout en le trouvant rapidement.
La mise en place
Grâce à tous éléments cités ci-dessus, votre entreprise du BTP obtiendra une réelle valeur ajoutée. De plus, elle se prépare dores et déjà à l’arrivée du digital, notamment avec la facture électronique dès 2026. Voici les étapes que nous vous conseillons de suivre pour une mise en place optimale :
- Déterminer vos besoins : Êtes-vous dépassé par les documents papier qui s’accumulent ? La GED est faite pour vous ! Pour cela, avant de vous lancer, faites le point sur le volume de documents, nombre d’utilisateurs, types de fichiers à gérer.
- Choisir un outil adapté au BTP : Certains éditeurs proposent des solutions conçues spécifiquement pour les métiers du bâtiment.
- Vérifier la conformité : RGPD, hébergement sécurisé, conservation des données. Nous vous conseillons d’opter pour une GED en France et en ligne (SAAS).
- Créer le plan de classement : Organisez vos dossiers comme vous le souhaitez afin de mettre la main dessus rapidement (par chantier, par phase de travaux ou par lot).
- Former l’équipe : Dès lors que tout cela est fini, il ne vous reste plus qu’à former votre équipe au fonctionnement : recherche, scanne de documents, etc.
Coût
L’idée reçue concernant la GED est qu’elle n’est accessible qu’aux sociétés ou grandes entreprises et qu’elle est excessive. C’est une fausse idée. En réalité, comme pour tout produit, il existe différents tarifs, notamment selon les options choisies. Toutefois, elle est bien accessible pour tous types d’entreprises, même les TPE, tant sur le point financier que sur l’utilisation de l’interface.
FAQ
La GED (Gestion Électronique des Documents) est un système numérique permettant de centraliser, organiser, stocker et partager tous les documents liés à un chantier ou à une entreprise du bâtiment : devis, plans, situations de travaux, factures, contrats, photos, etc.
Le BTP génère une quantité importante de documents à chaque étape du chantier. Une GED permet :
- De gagner du temps dans la recherche de documents
- De limiter les erreurs dues aux versions obsolètes
- D’améliorer la collaboration entre les équipes et les partenaires
- De sécuriser et d'archiver les documents sensibles
Les éditeurs sérieux de GED pour le BTP proposent des solutions conformes au RGPD, avec des serveurs sécurisés en France ou en Europe, et des fonctionnalités de traçabilité adaptées aux exigences réglementaires du secteur.
