Le focus sur les frais professionnels

Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de lui régler.

frais profesionnels

Les frais professionnels sont les frais encourus par un salarié pour exercer une activité professionnelle. Ces frais seront remboursés par votre employeur. Les dédommagements peuvent prendre la forme :

  • D’un remboursement des dépenses réelles ;
  • D’un versement d’allocations forfaitaires ;
  • De l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ;

Les coûts du projet sont exclus de la norme de calcul des cotisations sociales. Ceux-ci sont également exclus de la base de données CSG (la contribution sociale généralisée) CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).

Indemnisation sous la forme d’allocations forfaitaires

Si votre employeur décide de verser un montant forfaitaire, vous devez comparer ce montant au plafond d’exonération fiscale de la prochaine dépense qui est recalculée chaque année. L’employeur n’a pas à justifier ces frais :

  • De repas au restaurant, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence 
  • De restauration sur le lieu de travail 
  • De repas hors des locaux de l’entreprise 
  • Kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule 
  • Allocations destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement

L’employeur n’a pas à justifier ces frais. Il doit seulement être en mesure de prouver que l’application de l’abattement correspond à la situation réelle.

  • Si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro, car c’est alors un complément de rémunération 
  • Si les circonstances de fait sont établies, la fraction excédentaire est exclue de l’assiette des cotisations

Pour ces personnes, les frais professionnels sont évalués selon leur valeur réelle. Dans un souci de simplification, l’utilisation commerciale des voitures particulières bénéficie d’une indemnisation forfaitaire en fonction du taux d’imposition de l’indemnité kilométrique.

Indemnisation sur la base des dépenses réellement engagées

Certains coûts ne peuvent être remboursés qu’en fonction des coûts réels encourus pour être considérés comme frais professionnels.

Ces situations correspondent aux frais :

  • Supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail ;
  • Engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
  • De déménagement suite à mobilité professionnelle ;
  • Exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger ;
  • Engagés par les salariés envoyés en mission temporaire à l’étranger

Si un remboursement forfaitaire est autorisé, l’employeur peut décider de rembourser le coût à l’employé sur présentation du reçu.

Les remboursements sont exclus des critères de calcul des cotisations si l’employeur peut :

  • Prouver que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions ;
  • Produire les justificatifs de ces frais.

Les différents types de frais professionnels

Les frais de nourriture

Les repas d’affaires, également appelés frais de représentation, servent généralement des repas lors de voyages d’affaires.

Si celle-ci dépasse 4,30 € (montant forfaitaire calculé par l’administration fiscale) et qu’elle fait partie du travail du salarié, elle sera déduite du montant réel. Cependant, ils doivent être rationnels et justifiés.

Les repas et petits déplacements 

Lorsqu’un employé est en déplacement professionnel ou sur un chantier, Le remboursement de frais de repas est exonéré de cotisations. C’est également le cas lorsqu’un salarié est contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de sujétions particulières.

Les frais professionnels liés aux repas peuvent être indemnisé sous la forme d’allocations forfaitaires ou en fonction des dépenses réellement engagées par le salarié. 

Salariés en déplacement contraints de prendre leur repas au restaurant

L’indemnité de repas versée aux salariés en déplacement professionnel qui ne peut regagner sa résidence ou son lieu habituel, est exonérée dans la limite d’un montant fixé par repas et évolue chaque année dès lors que l’employeur démontre que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant. 

Salariés en déplacement travaillant sur chantier

Si le salarié ne se trouve pas dans les locaux de l’entreprise, mais en déplacement, les conditions de travail lui interdisent de retourner sur son lieu de résidence ou de travail pour se restaurer, et les circonstances ou usages professionnels l’obligent à prendre ce repas au restaurant. Les indemnités destinées à couvrir le surcoût des repas peuvent être déduites par l’employeur dans la limite d’un montant fixée évoluant chaque année

Salarié sédentaire contraint de prendre son repas sur le lieu de travail

Parfois, en raison de contraintes particulières, l’employé sera obligé de pendre une collation ou un repas sur son lieu de travail. L’indemnité de restauration n’est alors pas soumise à cotisations.

Il se peut de considérer que le salarié est contraint de prendre une restauration dès lors que le temps de pause réservé pour manger se situe en dehors des plages horaires fixées pour les autres salariés de l’entreprise.

L’indemnité forfaitaire versée pour couvrir ces frais supplémentaires est non contributive à hauteur d’un montant forfaitaire par repas (variable annuellement).

Si la convention collective prévoit un montant supplémentaire, le surplus sera soumis à cotisations.

Les indemnités de repas au travail ne sont exonérées d’impôt que si l’employé respecte des conditions particulières d’organisation ou de temps de travail. Les indemnités de repas versées aux travailleurs sédentaires travaillant dans des conditions normales sont donc des prestations de sécurité sociale.

Les cotisations syndicales

En ce qui concerne les frais d’adhésion, il est à noter qu’en les payant, vous perdrez les crédits d’impôt prévus pour de tels paiements. Les frais de déplacement, également appelés frais de déplacement ou frais de déplacement, recouvrent les frais de déplacement engagés lors de déplacements professionnels (billets de train et d’avion, taxis, hébergement à l’hôtel, etc.).

Les frais de transport

Les frais de transport, également appelés frais de déplacement professionnel, recouvrent les frais de transport occasionnés par les déplacements professionnels (billets de train et d’avion, taxis, hébergement à l’hôtel, etc.).

Si un employé se déplace et doit utiliser les transports en commun (avion, train, autobus, etc.), l’employeur doit rembourser les frais réels engagés sur présentation d’un justificatif. 

Les employeurs peuvent également rembourser les frais de déplacement. C’est lorsque le salarié utilise son propre véhicule ou un véhicule mis à sa disposition. 

Lorsque le remboursement ne dépasse pas les limites fixées par le barème kilométrique, il peut décider d’une allocation forfaitaire sans besoin de justification.

Les frais de voiture

Le coût d’une voiture correspond au coût supporté lorsqu’un salarié utilise une voiture particulière dans le cadre d’une activité professionnelle. Dans ce cas, les salariés qui ont besoin d’utiliser des véhicules (voitures, motos, cyclomoteurs, scooters) dans le cadre de leurs activités professionnelles peuvent déduire les frais professionnels engagés dans le cadre d’un déplacement à la journée de moins de 40 km majorés.

Pour les longs trajets, vous devez justifier la raison de la distance (comme votre conjoint travaillant ou étant employé dans une autre ville, ou ayant des difficultés à trouver un emploi près de chez vous).

Les dépenses professionnelles doivent être justifiées (par facture, quittance ou indemnité) et purement professionnelles. Si ces documents ne sont pas présentés, le salarié doit opter pour une retenue forfaitaire de 10 %. De plus, en cas de possession d’un véhicule, le salarié peut également déduire le montant correspondant à l’amortissement annuel et aux intérêts de l’emprunt pour financer l’achat du véhicule en question.

Vous pouvez également déduire le montant de la location pour louer une voiture en crédit-bail, le carburant, les garages, le parking, les frais d’entretien et de réparation, les primes d’assurance et, dans certains cas, les frais kilométriques (plus à ce sujet concernant les indemnités kilométriques).

Cependant, vous devez être prudent. Si le véhicule est utilisé à la fois professionnellement et à titre privé, seuls les frais liés à l’utilisation professionnelle seront déduits. En d’autres termes, les employés ne peuvent pas demander de déductions pour les dépenses engagées lors d’un voyage personnel, telles que les frais de réparation d’accident, les primes d’assurance week-end et le carburant consommé lors d’un voyage personnel.

Les frais liés à la pratique du télétravail

Ces dépenses incluent les frais supportés par le salarié pour réaliser l’activité de télétravail (par exemple, frais d’hébergement si le salarié travail dans un espace de coworking, connexion internet, etc.).

Si le salarié engage des frais en situation de télétravail, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite d’un plafond mensuel de 10 euros pour les salariés qui travaillent à domicile un jour par semaine.

Les frais de double résidence

Pour les conjoints ou partenaires pacsés exerçant dans des zones géographiquement éloignées, les doubles frais de séjour s’appliquent même si la procédure n’est pas définitive. Veuillez noter que la suppression ne doit pas être pour des raisons personnelles.

Les frais de doubles résidences sont des dépenses supplémentaires, de séjours et de déplacement effectué par un salarié qui doit, pour des raisons professionnelles, résider dans un lieu autre que celui de son domicile habituel.

Le plus souvent, c’est le cas de deux époux qui exerce chacun une activité professionnelle dans un lieu différent qui ajoute des frais. La déduction n’est pas prise en compte dans le cas ou le conjoint reste sur place et n’exerce pas d’activité professionnelle, sauf si d’autres circonstances indépendantes de sa volonté justifient cette situation.

Les frais de déménagement et de mobilité

Ces dépenses interviennent en cas de mutation du salarié.

Si le déménagement d’un salarié est lié à une mutation professionnelle, une déduction fiscale peut-être obtenue sur la déclaration de revenus. Les frais de déménagements sont alors considérés comme des frais réels, comme les frais kilométriques.

Les frais d’habillage

Les frais d’habillage, ou frais de vêtements, interviennent lorsque l’activité exige une tenue spécifique à la profession, qui permet de compenser le temps nécessaire à un salarié pour s’habiller et/ou se déshabiller.

Les frais de documentation professionnelle

Ces dépenses comprennent l’acquisition de documents spécialisés non fournis par l’employeur, mais nécessaires à l’exercice des fonctions du salarié.

Le remboursement des Frais professionnels

Le code du travail dit que :

“Les frais professionnels désignés comme tels et engagés par le salarié peuvent lui être remboursés au forfait ou sur le montant réel des dépenses.”

Le remboursement forfaitaire des frais professionnels

Une rémunération forfaitaire est généralement versée lorsqu’un employé engage certains types de dépenses. Elle consiste à verser à un salarié une prime mensuelle pour compenser la somme qu’il perçoit régulièrement en son nom et pour le compte de son employeur.

Les remboursements professionnels forfaitaires sont utilisés dans de nombreuses industries dites « de terrain ». Par exemple, un commercial qui est en déplacement presque tous les jours reçoit une prime mensuelle fixe pour couvrir ses frais de subsistance (repas), quel que soit le montant effectivement engagé. Ce mode de remboursement forfaitaire lui évite d’avoir à justifier chaque repas sur la facture du restaurant.

Un remboursement forfaitaire des charges professionnelles, notamment des frais de séjour, est généralement prévu dans le contrat de travail, mais peut aussi résulter de l’exercice de chaque profession.

Le remboursement aux frais réels

Pour recevoir un remboursement exact du montant du prépaiement, l’employé doit facturer l’employeur (en prouvant la date d’émission, le lieu, le type et le montant).

Le salarié doit réintégrer à son salaire les allocations pour frais d’emploi qu’il a perçues de son employeur. En compensation, il peut déduire la totalité des frais engagés dans le cadre de son activité professionnel.

Exemple de frais professionnels non remboursés

Certains frais engagés par les employés ne seront pas remboursés par l’entreprise. Par exemple, les frais liés à l’utilisation de voitures particulières pour se rendre du domicile au travail, ou frais « bol » (chantier ou spécifique) des salariés pour préparer eux-mêmes leurs repas à consommer dans les locaux de l’entreprise (sauf repas de circonstance).

Les frais de déplacement estimés au forfait

A noter que le remboursement des frais de déplacement des salariés qui utilisent leur propre voiture dans le cadre de leurs activités professionnelles sera calculé de manière forfaitaire en fonction du nombre de chevaux et du kilométrage par an.

Les frais professionnels et les impôts

Le montant qu’un employé reçoit pour rembourser ses dépenses professionnelles n’est pas considéré comme un avantage en nature. Ils ne font pas légalement partie du salaire. En conséquence, le professionnel :

  • N’est pas soumis à cotisations sociales, dans une certaine limite d’exonération

Les frais de repas en 2021 : limites de l’exonération à cotisations sociales

Chaque type de frais professionnel remboursé est exonéré de cotisations sociales jusqu’à un certain montant fixé par l’administration fiscale (susceptible de varier chaque année).

RepasLogement et petit déjeuner
Paris et départements des Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val-de-MarneAutres départements
Missions de trois mois19,10€68,50 €50,80 €
Mission entre 3 et 24 mois16,20€58,20 €43,20 €
Mission entre 24 et 72 mois13,40€48,00 €35,60 €
Les frais de repas en 2021

Comment déclarer ses frais réels ?

Ces frais doivent être déclarés sur une case spécifique de l’imprimé 2042 (cases 1 AK à 1 DK) et être détaillés.

En cas de télédéclaration, il existe un module permettant de calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule.

En bref

Renseignez-vous sur les différents frais professionnels auxquels vous avez droit en tant que salariés et vos obligations en tant qu’employeur afin d’être sûr d’être en règle. De nombreuses dépenses salariales existent et doivent-être prises en compte par l’employeur.

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