La gestion des congés dans une entreprise

L’organisation des départs en congés payés est soumise à un ensemble de règles légales relativement complexes qui sont bien rarement respectées. Pourtant, ces règles s’imposent tant à l’employeur qu’aux salariés.

gestion congés salariés

Les vacances d’été approchent à grands pas et vous prenez le temps d’organiser des voyages de vacances pour vos employés ? Devez-vous accepter leur demande, pouvez-vous fermer l’entreprise ? comptable-btp.fr vous répond et vous donne quelques conseils pour une organisation sereine.

Contrairement aux idées reçues, c’est l’employeur qui contrôle l’organisation des congés payés (CP) au sein de son entreprise. Il peut décider que le départ du CP se fera par rotation ou décider de fermer son entreprise.

L’employé est obligé de quitter son emploi et doit s’adresser à la direction de l’employeur à ce sujet.

Cependant, les représentants des salariés jouent un rôle important dans ce domaine, car ils doivent assurer le contrôle des décisions des employeurs en la matière et informer les salariés de leurs droits.

Parfois, certaines pratiques sont adoptées dans les entreprises parce qu’elles plaisent à la fois aux employeurs et aux salariés, même si elles ne leur sont pas forcément bénéfiques. Ils sont possibles également dans le cadre des accidents du travail.

Droits et obligations de l’employeur

Période de prise des congés

L’employeur doit déterminer la durée des congés payés pour laquelle le salarié utilisera les jours de congés payés encourus. D’une part, il doit couvrir la période du 1er mai au 31 octobre (à ne pas confondre avec l’année de référence), d’autre part, consulter le Délégué du Personnel.

Cette période peut être précisée directement dans la convention collective. L`employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés payés au moins 2 mois avant l`ouverture de celle-ci (soit au plus tard le 1er mars s’il s’agit de la période légale).

La fermeture de la société

L`employeur peut décider d`une fermeture annuelle de l`entreprise. Ainsi, tous les salariés seront en congés en même temps et l`employeur n`est donc plus tenu de fixer un ordre des départs (si la fermeture correspond à 4 semaines) et, partant, de consulter les représentants du personnel sur cette question. Cette fermeture peut également résulter de la convention collective, l`employeur doit alors consulter le CE au titre de la marche générale de l`entreprise.

Enfin, lorsque la fermeture entraîne le fractionnement du congé principal, l`employeur doit recueillir l`avis conforme des DP, c`est-à-dire leur accord exprès ou, en l’absence de DP, obtenir l`accord de la majorité des salariés.

La fermeture continue de l`entreprise pendant la période des congés ne peut pas être supérieure, en principe, à 24 jours ouvrables, car la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder cette durée (la 5e semaine doit être dissociée du congé principal).

Mais fermer l’entreprise pendant la semaine 5 du CP est possible s’il respecte les conditions de fermeture temporaire (fermeture d’une semaine pour Noël par exemple) et de concertation avec un représentant du personnel. Pour les travailleurs qui n’ont pas eu suffisamment de journées CP pour compter dans la période de fermeture, ils pourront prétendre à des allocations de chômage partiel pour les jours au-delà de leur arrêt.

Si l’entreprise est fermée pour une durée supérieure à la durée légale des congés annuels, soit 30 jours ouvrés, l’employeur doit verser à chaque salarié une indemnité au moins égale à l’indemnité journalière de CP pour chaque jour ouvrable de sur-fermeture.

Les critères de l’ordre des départs

C’est l’employeur, et lui seul, qui fixe les dates de départ de ses salariés. Il doit alors organiser l’ordre des départs, après avis des DP, lorsqu’il n’existe pas d’accord collectif applicable en la matière (Code du travail, art. L. 3141–14).

En revanche, il faut tenir compte de trois critères :

  • la situation de famille;
  • l’ancienneté du salarié ;
  • l’activité éventuelle chez un autre employeur.

L’employeur doit informer les salariés de l’ordre des départs de manière individuelle au moins 1 mois avant le départ du salarié et par affichage dans l’entreprise ou par la mise à disposition d’un planning des départs auprès des salariés (Code du travail, art. D. 3141–6), selon un document que nous vous proposons en modèle

Fractionnement de la prise des congés payés

Les salariés sont autorisés, durant la période CP (1er mai au 31 octobre), à ​​bénéficier d’un congé continu appelé congé principal. Cette pause primaire est d’une durée minimale de 12 jours ouvrables (c’est-à-dire 2 semaines) et d’un maximum de 24 jours ouvrables (c’est-à-dire 4 semaines).

Lorsque cette rupture principale n’est pas continue, elle est considérée comme un fractionnement. Si cette séparation entraîne un congé hors période de CP, le salarié a en principe droit à un congé supplémentaire (Code du travail, article l. 3141–19).

L’employeur peut diviser le congé principal mais il doit respecter plusieurs conditions :

  • assurer un congé continu minimal de 12 jours ouvrables pendant la période des CP ;
  • obtenir l’accord du salarié si le fractionnement entraîne la prise de jours de congé en dehors de la période des CP ;
  • et faire bénéficier le salarié de jours de congé supplémentaires si les jours restant sont pris en dehors de la période des CP. Lorsque la fraction des congés restant à prendre est supérieure à 6 jours, le salarié bénéficie de 2 jours supplémentaires.

Le cinquième jour de congé peut être pris à n’importe quel moment de l’année, mais il n’est jamais pris avec le congé principal de 24 jours, sauf pour les salariés ayant des contraintes géographiques particulières (ex : travailleurs étrangers et DOM). La semaine 5 du CP ne suit pas les règles de fractionnement, elle ne donne jamais lieu à des journées supplémentaires même si elle se fait en dehors du temps du CP.

Modification des dates de congés

A défaut d’accord du salarié, l’employeur ne peut pas modifier les dates de départ moins d’un mois avant les dates initialement prévues, excepté circonstances exceptionnelles (Code du travail, art. L. 3141–16).

Droit au report

En principe, les congés qui n’ont pas été pris à la date limite de la période de référence (soit au 31 mai) sont perdus pour le salarié, sauf à prouver que l’employeur a fait obstacle à la prise de ces congés.

Il existe toutefois plusieurs hypothèses qui autorisent un report des CP :

  • en cas de congé maternité ou d’adoption ;
  • en cas de maladie, accident du travail ou maladie professionnelle avant le départ en congé. En revanche, la maladie du salarié pendant ses congés n’interrompt pas les CP et ne permet jamais de reporter la date de retour dans l’entreprise ;
  • capitalisation pour la préparation d’un congé sabbatique ou pour création d’entreprise ;
  • capitalisation de la 5e semaine de CP sur un compte épargne-temps ;
  • report prévu par un accord d’annualisation du temps de travail.

Paiement des CP

Pendant la durée du congé, l’employeur doit verser, au lieu et place de la rémunération, une indemnité de CP.

Cette indemnité peut se calculer selon deux règles (Code du travail, art. L. 3141–22) :

  • la règle du dixième de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence ;
  • la règle du maintien de salaire du mois précédant la prise des congés : l’employeur verse au salarié son salaire normal comme s’il avait travaillé.

Il faut comparer les deux méthodes de calcul afin d’appliquer la règle la plus favorable au salarié.

Dans la pratique, le plus souvent, l`employeur maintient le salaire pendant la prise des CP et, le cas échéant, procède à une régularisation en fin de période en comparant les deux méthodes.

Quelle que soit la méthode de calcul utilisée, tous les éléments de rémunération doivent être pris en compte : rémunération de base, primes (sauf s’il s’agit d’un remboursement de frais ou d’une indemnité à caractère de risque) et indemnités (indemnités d’arrêt de travail de l’année précédente, indemnité d’absences correspondant au travail effectif, etc.).

Les primes pour les heures supplémentaires et le travail de nuit sont incluses. Sont en revanche exclues les primes ou participations lorsqu’elles ont un caractère annuel et global (fin d’année, 13e mois, prime de rendement, de productivité ou de vacances), indemnité journalière maladie, etc.

Droits et obligations des salariés

Soumission au pouvoir de direction de l’employeur

Les salariés ne peuvent que se soumettre aux décisions de l’employeur en matière de CP. Ils ont d’ailleurs l’obligation de prendre leurs congés et doivent respecter les dates de départ prévues par l’employeur, ils ne peuvent pas décider unilatéralement de leur date de départ, de retour ou de leur modification.

A défaut, les salariés s’exposeraient à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave, et ce, même si l’employeur n’a pas respecté ses obligations. Dans cette hypothèse, ils ne peuvent que saisir le conseil de prud’hommes pour demander l’indemnisation du préjudice subi.

Capacité de résistance du salarié

Toutefois, les salariés ont le droit d’exiger de bénéficier de 4 semaines de CP pendant la période de prise des congés, dont au moins 2 de manière consécutive. Ils peuvent refuser de partir aux dates prévues si l’employeur n’a pas respecté de délai de prévenance d’un mois.

Si l’employeur modifie les dates de départ moins d’un mois avant la date initialement prévue sans justifier de circonstances exceptionnelles, le salarié est en droit de partir aux dates initialement prévues.

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